Fünf Probleme im Projektmanagement, die Software in der Industrie lösen muss

Was kann Software in Engineering-Projekten leisten? Welche typischen Projektmanagement-Probleme müssen digitale Tools in der Industrie lösen? Welche Funktionen sind dafür nötig? Und wie gelingt es kleineren und mittelständischen Unternehmen, die Digitalisierung in diesem Bereich auch mit vergleichsweise wenig Ressourcen zu stemmen? 

Die Anforderungen an die Produktentwicklung steigen kontinuierlich. Dafür sorgen der wachsende Anteil an Elektronik- und Software-Komponenten, die hohe Zahl der Produktvarianten, aber auch neue Gesetze und Compliance-Vorschriften. All dies wirkt sich zwangsläufig auf die Komplexität von Engineering-Projekten aus. Projektmanagement-Probleme, die insbesondere kleinere und mittelständische Lieferanten beschäftigen, gehören daher noch stärker in den Fokus. Um sie zu lösen, ist digitale Unterstützung künftig unverzichtbar.

Digitale Tools für das Projektmanagement gibt es wie Sand am Meer: von Excel-Tabellen über Sharepoint bis hin zu dedizierten Software-Lösungen. In der Industrie stoßen kleinere Unternehmen damit allerdings regelmäßig an Grenzen. Das zeigt ein Blick auf fünf typische Probleme, die Zulieferer im Projektmanagement haben:

Entscheidend für den Erfolg industrieller Projekte ist, dass alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf aktuelle Projekt- und Produktdaten haben. Für eine solche Datenbasis braucht es eine Software, die über Schnittstellen mit allen Datentöpfen der Entwicklungsorganisation (ERP, CAD, CAx etc.) verbunden werden kann. Dies können Projektmanagement-Tools ohne integriertes Datenmanagement nicht leisten.

Daraus ergeben sich vielfältige Probleme. Die Projektbeteiligten arbeiten meist mit Insellösungen, die lediglich in einzelnen Abteilungen oder gar Standorten und Unternehmen zum Einsatz kommen. Die Konsequenz: Mangels Schnittstellen müssen die Teammitglieder Informationen manuell austauschen, zum Beispiel über E-Mails oder Sharepoint.

Dieses Vorgehen erzeugt sehr viel Aufwand. Daten müssen immer wieder aktualisiert werden, was die Mitarbeitenden von wichtigeren Aufgaben abhält. Dazu müssen sie sich regelmäßig über den aktuellen Stand der Daten austauschen. Typisch ist auch, dass Daten in der Masse an Mails verloren gehen und manuell angefragt werden müssen.

All dies erzeugt Verzögerungen, die sich negativ auf den Projektfortschritt, die Kosten, die Produktivität und nicht zuletzt die Zufriedenheit der Kunden auswirken.

Steht den Projektteams keine konsistente Datenbasis zur Verfügung, steigt die Gefahr, dass im Rahmen des Datenaustauschs Missverständnisse entstehen. Werden Produkt- und Projektdaten immer wieder manuell in Dokumente oder Tabellen eingetragen, ist es nur eine Frage der Zeit, bis Übertragungsfehler geschehen.

Gerade in der Industrie können solche Fehler gravierende Folgen nach sich ziehen. Unterläuft Ingenieur*innen ein Zahlendreher, kann dies zum Beispiel die Bestellvorgänge im Einkauf beeinflussen. Genauso kann es passieren, dass die Konstruktion ihre Entwürfe mit falschen oder unklaren Produktdatensätzen vornimmt.

Solche Fehler sind nicht nur ärgerlich. Sie gefährden den Projekterfolg, treiben die Projektkosten in die Höhe und schaden der Reputation gegenüber Kunden und Partnern.

In Entwicklungsprojekten kommt es nicht selten vor, dass Kunden die Anforderungen an ein Produkt spontan ändern müssen. Dies erzeugt gerade in kleineren Unternehmen regelmäßig Chaos. Um die Änderungen umzusetzen, ist einerseits eine enge Abstimmung mit den interdisziplinären Teams des Kunden notwendig. Andererseits müssen Zulieferer ihre eigene Supply Chain optimal takten und Änderungen möglichst schnell einsteuern können.

Beides setzt flexible Prozesse sowie einen sauberen Umgang mit Daten voraus. Die Projektleitung muss kurzfristig nötige Prozesse auch nach Projektstart einplanen und umsetzen können. Dazu gilt es, Datenstände zwischen den beteiligten Abteilungen und Unternehmen abzugleichen und präzise zu dokumentieren.

Gelingt dies nicht, gestalten sich Änderungen teuer und zeitaufwendig. Zum Beispiel setzen heute nur noch wenige Lieferanten auf Prototypen-Werkzeuge. Sie gehen aufgrund der engen Zeitpläne im Projekt gleich in Stahl und Eisen über. Das ist schneller, erzeugt aber im Falle von Änderungen große Schwierigkeiten, die mit mehr Flexibilität vermieden werden könnten.

Erkenntnisse, die Unternehmen in einem Kundenprojekt sammeln, fließen zu selten in die Planung und Umsetzung der nächsten Aufträge ein. Dies wirkt sich in vielen Fällen auf die Kosten aus. Faktoren, durch die sich die Zusammenarbeit mit Kunden oder Partnern verzögert hat, werden beispielsweise nicht bei der Erstellung des nächsten Angebotes berücksichtigt. Teure Fehler oder Missverständnisse geschehen dadurch immer wieder.

Wenn Unternehmen Erkenntnisse und Erfahrungswissen nicht systematisch festhalten – was nicht in jedem Projektmanagement-Tool möglich ist – steigt darüber hinaus die Abhängigkeit von einzelnen Personen. Während der Corona-Pandemie etwa haben viele Fachexpert*innen ihr Unternehmen aufgrund der schlechten Auftragslage verlassen. Dieser Wissensverlust ist in Zeiten von Fachkräftemangel gerade für kleinere Unternehmen kaum auszugleichen. In vielen Firmen wirkt er bis heute nach.

Neue Gesetze und Regularien bringen zahlreiche zusätzliche Anforderungen für die klassischen Industrien. Zwar richten sich viele Vorgaben eher an große Unternehmen. Diese sind allerdings gezwungen, Anforderungen punktuell auch an ihre Lieferanten und Partner weiterzugeben.

Prozesse, mit denen Unternehmen seit Jahrzehnten erfolgreich sind, funktionieren vor diesem Hintergrund nicht mehr. Zugleich fehlt es Lieferanten am Know-how und den Ressourcen, um sich auf die neuen Rahmenbedingungen einzustellen. Beispielsweise verlangen Kunden immer häufiger, dass Lieferanten den CO₂-Fußabdruck der von ihnen hergestellten Teile angeben. Dafür braucht es geeignete Prozesse und IT-Systeme, die Unternehmen parallel zum Tagesgeschäft integrieren müssen.

Gesetze und Compliance-Vorgaben werden die Industrie in den kommenden Jahren weiter verändern. Wer diesen Trend ignoriert, riskiert den Verlust seiner Kunden, im schlechtesten Fall sogar rechtliche Konsequenzen.

Projektmanagement-Software, die auf die Anforderungen der Industrie ausgelegt ist, muss diese Probleme lösen können. Tut sie das nicht, leiden darunter Projektplanung, -steuerung und -controlling, aber auch die Zusammenarbeit der Projektteams und externen Stakeholder. Das Ergebnis sind

• finanzielle Verluste,
• Ressourcenverschwendung,
• Verzögerungen,
• unzufriedene Kunden,
• Reputationsverlust,
• frustrierte Mitarbeitende,
• interne Spannungen im Projektteam und (schlimmstenfalls)
• rechtliche Konsequenzen.

Viele der Probleme, die wir in diesem Beitrag beschrieben haben, werden sich in den kommenden Jahren verschärfen. Dafür sorgen neue Gesetze und Compliance-Anforderungen, aber auch der zunehmende Einsatz neuer Technologien. Um sie zu lösen, sind gute Kommunikation, ein effizienter Datenaustausch, die Verknüpfung von Projekt- und Produktdaten sowie ein hoher Grad an Standardisierung notwendig. Dies lässt sich mit Projektmanagement-Tools ohne integriertes Datenmanagement nicht gewährleisten.